Operação e Contabilidade
Seus Primeiros 12 Meses com Empresa nos EUA: Banco, Câmbio, Contabilidade e Calendário
Após formar uma empresa nos EUA, organize EIN, conta bancária, documentação de capital, licenças aplicáveis e contabilidade mensal. Registre aportes e retiradas e confirme declarações federais e estaduais. Banco, sales tax e folha dependem da atividade e da instituição; abertura de conta e prazos não são garantidos.
Abrir a empresa é o começo. O primeiro ano define a qualidade da contabilidade, o relacionamento bancário e o cumprimento das obrigações. Este roteiro mostra a ordem prática das etapas.
Resposta direta
Form 5472 depende da classificação fiscal e de transações reportáveis com partes relacionadas. Ausência de receita não é isenção automática; ausência de qualquer transação reportável pode afastar a entrega. Aportes, retiradas e despesas pagas pelo sócio precisam ser avaliados. A multa inicial é de US$ 25.000; multas adicionais dependem das condições previstas pelo IRS.
- A sequência típica é: formar a entidade, obter o EIN, abrir conta bancária, enviar o capital por câmbio autorizado, fechar a contabilidade todo mês e cumprir o calendário.
- A conta bancária costuma exigir EIN, documentos da empresa e do dono, e a comprovação da origem dos fundos. As regras de abertura remota variam entre os bancos.
- Contabilidade mensal evita o acúmulo de pendências e facilita as declarações nos EUA e no Brasil.
- O primeiro ano tem marcos fixos: relatório estadual, Form 5472 ou Form 1120 e, quando aplicável, sales tax e folha.
Neste artigo
1. Do registro à primeira venda
- Formação da entidade no estado escolhido, com Operating Agreement (LLC) ou bylaws (corporation) e Registered Agent.
- EIN: o número de identificação fiscal da empresa, emitido pelo IRS. Estrangeiros sem número de seguro social obtêm o EIN por pedido específico.
- Conta bancária: exige em geral EIN, documentos de formação, passaporte e comprovação de endereço. Alguns bancos e instituições financeiras digitais aceitam abertura remota, outros pedem presença física. As regras mudam, por isso confirme diretamente.
- Capitalização: o dinheiro vem do Brasil por instituição autorizada a operar câmbio, com contrato de câmbio e finalidade correta.
- Licenças: verificar licenças de atividade locais e estaduais, conforme o ramo.
- Meios de recebimento: processadores de pagamento, boletos internacionais ou transferências, conforme o modelo de negócio.
2. Câmbio e documentação de origem
Guarde o contrato de câmbio, o comprovante da transferência e a documentação da origem dos recursos. Eles servem a três finalidades: o banco americano, a declaração no Brasil (IRPF e, quando aplicável, CBE) e a contabilidade da empresa, que registra o aporte como capital do sócio. Os custos e a tributação sobre operações de câmbio mudam, então consulte seu banco ou corretora de câmbio antes de cada remessa.
3. Contabilidade desde o primeiro mês
- Separar contas: a conta da empresa não deve ser usada para despesas pessoais. Retiradas do dono devem ser registradas como tal.
- Bookkeeping mensal: categorização das transações, conciliação bancária e demonstrativos (DRE e balanço).
- Documentação de transações com o dono: aportes e retiradas alimentam o Form 5472.
- Relatórios em português: úteis para o contador brasileiro apurar a tributação da entidade controlada (veja Lei 14.754).
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4. Sales tax e folha de pagamento
Sales tax: quem vende bens ou serviços tributáveis deve se registrar e recolher o imposto sobre vendas conforme as regras do estado. Na Florida, a alíquota estadual é de 6%, mais a sobretaxa do condado. Serviços profissionais costumam não ser tributados na Florida, mas a regra depende da atividade. Confirme no órgão estadual.
Folha: quem contrata funcionários precisa de EIN, registro estadual para impostos de folha, verificação de elegibilidade de trabalho (Form I-9), retenções e declarações trimestrais (Form 941). Um sócio estrangeiro que vai trabalhar na empresa nos EUA precisa da autorização migratória adequada, tema para advogado de imigração.
5. Calendário do primeiro ano
| Quando | O que fazer |
|---|---|
| Mês 1 | Formação, EIN, Operating Agreement, Registered Agent, início da conta bancária |
| Meses 1 a 2 | Remessa do capital por câmbio, abertura da conta, definição do plano de contas |
| Todo mês | Fechamento contábil, conciliação bancária, relatórios |
| Trimestral | Folha (Form 941) e sales tax, se aplicáveis |
| Até 1º de maio (Florida) | Relatório anual estadual (Florida), com taxa de US$ 138,75 para LLC. Em Delaware e Wyoming os prazos são diferentes |
| 15 de abril | Form 5472 com pro forma 1120 (LLC de um dono estrangeiro) ou Form 1120 (C-Corp). Extensão até 15 de outubro com o Form 7004 |
| Fim do ano | Revisão fiscal, dados para o IRPF e eventual CBE no Brasil |
Detalhes e multas em Obrigações fiscais nos EUA.
6. Onde a Prime US entra
Cuidamos da formação da LLC ou C-Corp, do EIN, do Registered Agent, da contabilidade mensal, das declarações nos EUA e do relacionamento com o seu contador no Brasil, com atendimento em português. A parte tributária brasileira e a imigração ficam com profissionais brasileiros e advogados de imigração, respectivamente.
Próximo passo
A Prime US forma LLCs e C-Corps, mantém a contabilidade e prepara as declarações nos EUA para empresários brasileiros, com atendimento em português.
Perguntas frequentes
Preciso estar nos EUA para abrir conta bancária da empresa?
Depende do banco. Alguns permitem abertura remota, outros exigem presença física. Os requisitos mudam, então confirme diretamente com a instituição.
Como envio dinheiro do Brasil para a empresa nos EUA?
Por instituição autorizada a operar câmbio, com contrato de câmbio e finalidade correta, guardando a documentação de origem dos recursos.
Preciso de contador mesmo se a empresa não tiver movimento?
É necessário avaliar relatórios estaduais e a situação contábil mesmo sem receita. Para LLC desconsiderada de dono estrangeiro, o Form 5472 depende de transações reportáveis, como aportes e retiradas. A multa inicial por não entregar quando exigido é de US$ 25.000.
Preciso recolher sales tax?
Se vender bens ou serviços tributáveis no estado, em regra sim. As regras variam por estado e por tipo de venda, e devem ser confirmadas antes das primeiras vendas.
Leia também
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Fontes
Aviso: este conteúdo é informativo e educativo e não constitui assessoria jurídica, tributária ou de imigração. A Prime US Business Strategy não presta assessoria jurídica de imigração. Regras, valores e prazos mudam, e a aplicação depende de cada caso. Consulte advogado ou contador habilitado, nos EUA e no Brasil, antes de decidir. Última revisão: 26/10/2026.